Datenschutz-Audit für KMU – klar, pragmatisch, prüfbar

Sie möchten wissen, wie gut Ihr Unternehmen beim Datenschutz wirklich aufgestellt ist – und wo konkrete Risiken liegen? In einem Datenschutz-Audit erhalten Sie eine strukturierte Standortbestimmung, einen priorisierten Maßnahmenplan und praxistaugliche Vorlagen, ausgerichtet an den Anforderungen der DSGVO.

Warum ein Datenschutz-Audit für Ihr Unternehmen sinnvoll ist

Die DSGVO ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. In vielen Unternehmen wachsen Tools, Datenflüsse und Verträge über Jahre organisch. Ein Datenschutz-Audit hilft Ihnen,

• den tatsächlichen Status Ihrer Datenschutz-Organisation sichtbar zu machen
• Risiken zu priorisieren, statt überall „ein bisschen“ zu tun".
• Entscheidungen fundiert zu treffen – mit nachvollziehbarer Dokumentation.

Ziel ist kein theoretischer Idealzustand, sondern ein praxisnaher, nachweisbarer Stand, der zu Ihren Prozessen und Ressourcen passt.

Was wird im Audit geprüft?

In einem DSGVO-Audit wird geprüft, ob die Erhebung, Speicherung, Verwendung und Löschung personenbezogener Daten mit der DSGVO konform ist. Es werden sowohl rechtliche und organisatorische als auch technische Aspekte beleuchtet. Geprüft werden dabei unter anderem die Datenschutzdokumentation, die Einhaltung der Betroffenenrechte, das Datenschutzmanagement sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zum Schutz der Daten. Der genaue Umfang wird mit Ihnen im Kickoff definiert.

• Grundlagen & Zuständigkeiten
  Verantwortliche Stellen, Rollen, Prozesse, Leitlinien.
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
  Vollständigkeit, Struktur, Rechtsgrundlagen, Speicherfristen..
• Auftragsverarbeiter & Verträge (AV/TOMs)
  Verträge, TOMs, Standorte, Drittländer, On-/Offboarding.
• Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
  Zugriffsrechte, Backup/Recovery, Protokollierung, Verschlüsselung
• Betroffenenrechte & Löschkonzept
  Prozesse, Fristen, Nachweise, Lösch- und Aufbewahrungskonzept.
• Website, Cookies & Tracking
  Consent-Management, Datenschutzerklärung, eingesetzte Dienste.
• Schulungen & Awareness
  Einführungs- und Wiederholungsschulungen, Nachweisführung.

Auf Wunsch beziehen wir zusätzlich konkrete Systeme (z. B. CRM, Ticketsystem, Cloud-Dienste) vertieft in das Audit ein.

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Ablauf des Datenschutz-Audits

• Kickoff (ca. 60–90 Minuten)
  Ziele, Scope, Prioritäten, bestehende Dokumentation, Verantwortliche.
• Dokumenten- und Systemsichtung
  VVT, AV-Verträge, Richtlinien, Website-Setup, eingesetzte Tools.
• Interviews & Stichproben
  Bewertung der Ergebnisse, Priorisierung in 30/60/90 Tage, Zuordnung von Verantwortlichkeiten.
• Ergebnisbesprechung & nächste Schritte
  Vorstellung des Audit-Reports, Abstimmung der weiteren Umsetzung, Definition sinnvoller Follow-ups.

Was Sie nach dem Audit in der Hand haben

Das Audit soll Ihnen helfen, intern zu entscheiden, wo Sie zuerst ansetzen, wie viel Budget sinnvoll ist und welche Maßnahmen Sie in welcher Reihenfolge angehen

• Audit-Report (PDF)
  mit den wichtigsten Feststellungen und Bewertungen
• Priorisierter Maßnahmenplan
  (Must/Should/Could, 30/60/90 Tage)
• Konkrete Empfehlungen
  zu VVT, AV-Verträgen, TOMs, Prozessen
• Auf Wunsch: Vorlagen und Checklisten
  die Sie intern weiterverwenden können
• Management-taugliche Zusammenfassung
  die Entscheidungen vorbereitet

Für wen ist ein Datenschutz-Audit sinnvoll?

Besonders häufig unterstützen wir kleine und mittlere Unternehmen, die erstmals strukturiert prüfen möchten, Organisationen, die ihre Dokumentation für externe Prüfungen, Kundenanforderungen oder Zertifizierungen stärken wollen und Unternehmen, die viele digitale Tools und Schnittstellen im Einsatz haben und Klarheit über Datenflüsse brauchen.

Wenn Sie wissen möchten, ob sich ein Datenschutz-Audit für Ihre Situation lohnt, klären wir das gerne in einem kurzen, unverbindlichen Gespräch.

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Häufige Fragen zum Datenschutz-Audit

Wie lange dauert ein Datenschutz-Audit?

Das hängt von Umfang und Größe Ihres Unternehmens ab. Für viele KMU liegt der Zeitraum zwischen Kickoff und Abschlussbesprechung bei etwa 10–15 Werktagen. Den genauen Rahmen legen wir gemeinsam im Vorgespräch fest.

Ist ein Datenschutz-Audit gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Ein Audit ist nicht gesetzlich verpflichtend, aber ein hilfreiches Instrument, um Ihre Datenschutz-Lage strukturiert zu bewerten, Risiken zu priorisieren und Nachweise für interne oder externe Stellen aufzubauen.

Bekommen wir konkrete Maßnahmen oder nur eine Bewertung?

Sie erhalten immer einen konkreten Maßnahmenplan mit Prioritäten. Ziel ist, dass Sie wissen, welche Schritte in den nächsten 30, 60 und 90 Tagen sinnvoll sind – und wer im Unternehmen wofür verantwortlich sein sollte.

Begleiten Sie auch die Umsetzung nach dem Audit?

Ja. Auf Wunsch begleiten wir Sie nach dem Audit bei der Umsetzung, bei der Aktualisierung von Dokumenten und bei Schulungen. Diese laufende Beratung ist separat buchbar.

Welche Unterlagen brauchen wir vor dem Start?

Hilfreich sind vorhandene Dokumente wie Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, AV-Verträge, Richtlinien, Schulungsunterlagen und Informationen zu eingesetzten Tools. Falls es diese noch nicht oder nur teilweise gibt, berücksichtigen wir das bei der Planung.