Best Practice: Private Cloud Computing
Die Cloud gilt gemeinhin als Schlüsseltechnologie der digitalen Transformation. - Sie ermöglicht die effiziente Speicherung, Verarbeitung und Bereitstellung von Daten unabhängig von Ort oder Zeit. Gerade in Zeiten zunehmender Mobilität ist ein sicherer und zentraler Zugriff auf den Arbeitsplatz entscheidend, um auch im Home-Office oder auf dem Weg zum Kundenbesuch uneingeschränkt produktiv und reaktionsfähig zu bleiben. Doch Cloud ist nicht gleich Private Cloud. - Wir haben einige unserer erfolgreich umgesetzen Use Cases der letzten Jahre gesammelt und - wie immer anonymisiert - als "roten Faden" für Sie zusammengefasst. (Weiterlesen: Von der lokalen Infrastruktur zur Private Cloud)
Die Welt wird digital...
...und vernetzt sich zusehends. Firmen stellt das vor die Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur zukunftssicher zu gestalten. Lokale Serverlandschaften stoßen dabei oftmals an ihre Grenzen: Sie sind wartungsintensiv, kostspielig im Betrieb und bergen Risiken in Bezug auf Ausfallsicherheit und Datenschutz. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Flexibilität, Verfügbarkeit und gesetzeskonforme Datenverarbeitung.
Über viele Jahre hinweg haben wir die wachsenden Anforderungen an IT-Sicherheit, Anpassungsfähigkeit und Effizienz sowie den damit verbundenen Entscheidungsdruck auf die Geschäftsführung hautnah miterlebt und unsere Kunden dabei aktiv unterstützt. Letztlich haben wir aus dieser Erfahrung heraus eine eigene Lösung entwickelt, die all diesen Herausforderungen gerecht wird: BINTRA. Einen griffigen Namen hierfür hatten wir erst spät gesucht aber schnell gefunden – denn die zugrunde liegenden Technologien, bestehend aus Mailserver, Fileserver und Groupwareserver, hatten sich bereits seit Langem in unserer täglichen Praxis und im produktiven Einsatz bewährt. Nachstehend zeigen wir anhand realer, wie immer bei uns anonymisierter Kundenbeispiele aus den verschiedensten Branchen, wie wir mittelständischen Betrieben helfen konnten, ihre Infrastruktur erfolgreich in unsere DSGVO-konforme Private Cloud zu migrieren – mit spürbarem Mehrwert auf technischer, organisatorischer und wirtschaftlicher Ebene.
Veraltete Systeme, hohe Wartungslast
Viele der Unternehmen, die sich an uns gewandt haben, betrieben ihre IT-Infrastruktur bislang auf klassischen lokalen Servern – oft gewachsen über Jahre, technisch heterogen und personell unterversorgt. Oftmals im Einsatz, der Windows Small Business Server (SBS), der speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet war und bis zu 75 Benutzer mit E-Mail, internen Webseiten sowie Datei- und Druckerfreigaben bedienen konnte. Die Produktreihe wurde 2012 leider eingestellt und auch wenn diese Server noch eine ganze Weile lang ihre Arbeit souverän verrichteten: Die Frage drängte sich auf - Was jetzt und wie weiter?
Die Herausforderungen, mit denen unsere Kunden konfrontiert waren, ähnelten sich stark: Das bekannte und weithin bewährte System war nicht länger verfügbar und erhielt irgendwann auch keine Sicherheitsupdates mehr; Das Folgesystem war hinsichtlich der Akzeptanz, dem Lizenzmodell und auch der aufkommenden Fragen und Anforderungen hinsichtlich der absehbaren Tragweite der DSGVO oftmals mit Vorbehalten behaftet. Die Folge: Man verblieb lieber länger als kürzer bei der bekannten Lösung, rüstete hier und dort auf, fand aber keinen wirklichen Ansatzpunkt für eine tragfähige Lösung. - Und der Digitalisierungsdruck in vielen Bereichen eines Betriebes nahm beständig zu. Angebote und Lösungen von Dritter Seite wurden damit einhergehend integriert und der hohe Wartungsaufwand durch dezentrale Hardware stellte zu irgendeinem Zeitpunkt ebenso eine Belastung dar wie die wiederkehrenden Lizenzierungskosten für weitere Software-Pakete. Hinzu kamen laufende Ausgaben für Strom, Hardwareanschaffungen und Datensicherungen. Ältere Server mussten zum Teil noch vor Ort betreut werden und da Updates häufig manuell eingespielt werden mussten, waren viele Unternehmen zusätzlich auf externe Dienstleister angewiesen. Eine unzureichende Dokumentation erschwerte die Wiederherstellung im Ernstfall, und gerade bei sensiblen Daten führten intransparente Datenflüsse zu Unsicherheiten. Die fehlende Skalierbarkeit der bestehenden Infrastruktur stellte zudem ein Hindernis für moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten dar. Besonders kritisch wurde die wachsende Unsicherheit im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO empfunden.
Spätestens etwa 2015 stellten sich viele Unternehmer daher zunehmend die Frage: Wie lassen sich die Vorteile moderner Cloud-Lösungen nutzen, ohne dabei die Kontrolle über die eigenen Daten zu verlieren?
BINTRA – Unser Business INTRAnet
Firmen behalten bei dieser Lösung die volle Kontrolle und Datenhoheit durch einen eigenen gemieteten Server in unserem Rechenzentrum in Bayern:
Ihre Daten. Ihre Regeln.
BINTRA selbst setzt auf bewährte Open Source Technologien für ihren reibungslosen, sicheren und ortsunabhängigen Arbeitsalltag. - Frei von Lizenzgebühren und hochgradig flexibel.
Digitale Kommunikation, Datentransfer und Dokumentenzugriff – wann immer Sie wollen, wo immer Sie sind, alleine oder im Team.
Der kritische Punkt: Vertrauen und Datenschutz
Insbesondere in Branchen oder Bereichen mit einer hohen Risikobewertung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten wurden zu Beginn starke Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit bei einer Serverlösung außer Haus geäußert. Wir konnten hier mit einem durchdachten Lösungsansatz punkten und untermauerten mit Transparenz, Beratung auf Augenhöhe und einer Konfiguration, die technische Stärke mit rechtlicher Klarheit vereint: Mit einem firmeneigene Mietserver als Private Cloud in unserem Rechenzentrum
Die Besonderheit daran:
Die Lösung: Migration in unsere Private Cloud
Zu Beginn stand immer die notwendige Analyse der bestehenden Infrastruktur und oftmals mussten branchentypische Sonderlösungen für Maschinen oder notwendige Dienste berücksichtigt werden: Danach folgte - in Abstimmung mit dem Inhaber, der Geschäftsführung oder IT-Leitung - die Planung für die Umsetzung dieser individuellen Anforderungen. Es folgte die Dimensionierung der Zielumgebung, bei der ein dedizierter V-Server in unserer Private Cloud konfiguriert und die Benutzerstrukturen sowie Rechteverwaltung definiert wurden.
Anschließend wurden die zentralen Dienste migriert – dazu zählte die Einrichtung eines eigenen Mailservers mit Spam-Filter, SSL-Verschlüsselung und Webmail-Zugang sowie die Implementierung von Nextcloud als zentrale Lösung für Dateiverwaltung, Synchronisation und sichere Freigabe.
Abschließend fand ein Testbetrieb inklusive Schulung der Mitarbeitenden statt, sodass keine besonderen technischen Vorkenntnisse notwendig wurden. Mobile Endgeräte wurden an- und eingebunden, automatisierte Backup-Systeme integriert und bei Bedarf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet.
Im Ergebniss: Eine deutlich spürbare Entlastung und positives Kundenfeedback
Office-Mitarbeiter, mit denen wir diesen Weg gegangen sind, berichten von vielen kleinen Verbesserungen im täglichen Arbeitsablauf. - Bedingt vor allem durch die zahlreichen Features der Nextcloud. Für Betriebe erhöht sich dadurch fast nebenbei die Datensicherheit dank konsistenter verschlüsselter Übertragung, vollständiger Datenhoheit und der Einhaltung aller DSGVO-Vorgaben. Und auch die Kostentransparenz verbessert sich: Statt unvorhersehbarer Reparaturkosten profitieren Firmen nun von planbaren, monatlichen Beträgen. Ein weiterer großer Vorteil: Die neue Flexibilität beim ortsunabhängigen Arbeiten – der Zugriff auf Daten, E-Mails und Dokumente ist nun jederzeit und von überall möglich, ganz ohne VPN und Access Point.
Warum unsere Lösung besonders ist:
Viele am Markt verfügbare Cloud-Angebote sind standardisiert, aber keine gewachsene Firmenstruktur ist erfahrungsgemäß Standard. Fast immer haben wir es auch mit Sonderlösungen und speziellen Anforderungen zu tun. - Nicht mehr gängige Protokolle älterer Maschinen und Dienste, gesonderte Zugriffsroutinen oder eigene Berechtigungen die erfüllt werden müssen. Im Grunde ist der Standard, dass es bei der Migration vom lokalen Serverraum in die Cloud keinen Standard gibt. An sich ist das aber auch kein Problem sondern eine besondere Herausforderung und glücklicherweise ist der Werkzeugkasten von *.nix Servern mächtig und eigentlich prädestiniert für Sonderfälle und spezielle Konfigurationen. Eine eingängige Erfahrung hilft natürlich auch hier, um rasch zu zielführenden Ergebnissen zu kommen.
Fazit: Digitalisierung mit Vertrauen und Weitblick
Die Migration in die Private Cloud ist für viele Betriebe ein entscheidender Schritt in Richtung Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit. Doch sie muss durchdacht und individuell gestaltet sein – nicht als Standardlösung „von der Stange“. Unsere Projekte zeigen: Wer sich für einen maßgeschneiderten, DSGVO-konformen Weg entscheidet, profitiert nicht nur technisch – sondern auch strategisch. Die IT wird wieder das, was sie sein sollte: ein Enabler, kein Bremsklotz.
Ihr nächster Schritt?
Wenn Sie vor ähnlichen Herausforderungen stehen und Ihre Infrastruktur zukunftssicher machen möchten, beraten wir Sie gerne – persönlich, kompetent und auf Augenhöhe. Ob erste Einschätzung oder konkrete Umsetzungsidee: Wir sind für Sie da.