BINTRA - Sicherer Extern-Upload

Kurz: Weniger Betriebsaufwand, höhere Verfügbarkeit und sicherer Zugriff von überall – bei klar planbaren Kosten.

• Entlastung der IT: Hardwarepflege, Patching, Monitoring und Backups liegen gemanagt bei uns.
• Verfügbarkeit & Sicherheit: Rechenzentrum in Bayern, TLS, 2FA, Audit-Logs, regelmäßige Backups (RPO/RTO definiert).
• Mobiles Arbeiten: E-Mail, Dateien, Kalender/Kontakte auf allen Geräten – inklusive Offline-Ordnern.
• Skalierung nach Bedarf: Ressourcen und Speicher wachsen mit – ohne Neuanschaffung von Hardware.
• Kalkulierbare Kosten: Keine Lizenzen oder „pro User“-Gebühren; Sie zahlen vServer + Administration.
• Open-Source & Datenhoheit: Keine Vendor-Lock-ins; Datenverarbeitung bleibt in der EU (Bayern).

Hinweis: Für sehr spezielle Legacy-Systeme kann eine Hybrid-Variante sinnvoll sein (z. B. On-Prem Fachanwendung, BINTRA für E-Mail/Dateien). Wir prüfen das gemeinsam mit Ihnen im Rahmen der Migration.

Ja. Auch aus gewachsenen oder vernachlässigten Umgebungen lässt sich sicher in die Cloud migrieren – mit strukturierter Bestandsaufnahme und einem schrittweisen Plan.

• Vorprüfung & Inventar: Welche Postfächer, Datenablagen, Freigaben und Zugänge existieren? Wo liegen Risiken (EOL-Systeme, fehlende Updates)?
• Datensanierung: Dubletten, veraltete Ordner, übergroße Postfächer – wir bereinigen, bevor wir migrieren.
• Pilot & Phasen: Start mit einem Pilot-Team, dann Rollout in Wellen (E-Mail → Dateien → Kalender/Kontakte).
• Technikpfad: E-Mail via IMAP-Sync; Dateien per Client/Server-Transfer, Freigaben/ACLs werden neu und sauber angelegt.
• Sicherheit & Zugriff: 2FA, Rollen/Rechte, Audit-Logs; Altsysteme bleiben für eine Ãœbergangszeit read-only verfügbar.
• Schulung & Nachlauf: Kurzschulungen für Webmail/Private-Cloud, klare „Best Practices“, Monitoring nach Go-Live.

Ergebnis: Ein stabiler, sicherer Betrieb mit planbaren Kosten – ohne die Altlasten der bisherigen Umgebung.

Kurz: Wir kombinieren Datenschutz in Bayern mit technischer Härtung, klaren Prozessen und regelmäßigen Backups. 100%ige Sicherheit gibt es nie – aber ein transparentes, geprüftes Sicherheitsniveau.

• Standort & Recht: Hosting im Rechenzentrum in Bayern, DSGVO/TTDSG, Auftragsverarbeitung (AVV).
• Transport & Speicher: TLS für alle Verbindungen, verschlüsselte Volumes für ruhende Daten.
• Zugriffsschutz: Rollen & Rechte (RBAC), optionale 2FA, Sitzungs-/Token-Widerruf bei Verlust.
• Härtung & Betrieb: Firewall, Fail2Ban, Security-Updates im Wartungsfenster, proaktives Monitoring.
• Nachvollziehbarkeit: Audit-Logs in der Private-Cloud, geordnete Freigaben statt Schatten-IT.
• Backups & Resilienz: tägliche, verschlüsselte Backups (Rotation); typ. RPO 24 h, RTO 2–6 h – erweiterbar.
• Prozesse: Least-Privilege-Prinzip, Change- & Incident-Handling; optional Penetrationstest/Hardening-Report.

Fairer Hinweis: Sicherheit ist ein gemeinsamer Prozess: Wir liefern die Plattform & Härtung, Sie definieren interne Regeln (Passwörter, 2FA, Freigaben, Offboarding). Gern unterstützen wir bei Richtlinien & Schulungen.

Kurz: Die Cloud löst vor allem technische Skalierung, Verfügbarkeit, mobile Zusammenarbeit und Betriebsaufwand. Sie ersetzt jedoch keine fehlenden Prozesse, Schulungen oder schlechte Datenqualität.

Löst typischerweise

• Skalierung & Verfügbarkeit: Ressourcen nach Bedarf, hohe Uptime, schneller Ausbau ohne Hardwarekauf.
• Mobiles Arbeiten: Sicherer Zugriff auf E-Mail, Dateien, Kalender/Kontakte – auch unterwegs und offline (selektive Synchronisation).
• Betriebsaufwand: Gemanagte Updates, Monitoring, Backups; weniger Pflege lokaler Server.
• Sicherheit „by default“: TLS, 2FA, Rollen/Rechte, Audit-Logs; klar definierte RPO/RTO.
• Transparente Kosten: Planbare Server-Ressourcen + Administration statt Lizenz-/User-Staffelung.
• Standardisierung: Einheitliche Tools & Freigaben reduzieren Schatten-IT.
• Integration: SSO, LDAP/AD, APIs zu DMS/ERP – weniger Medienbrüche.
• Resilienz/Recovery: Tägliche, verschlüsselte Backups; schnellere Wiederherstellung.

Löst nicht (bzw. nur mit Begleitmaßnahmen)

• Schlechte Datenqualität: Dubletten, veraltete Ordner, fehlende Benennungsregeln bleiben ohne Governance bestehen.
• Fehlende Prozesse & Kultur: Ohne Richtlinien (Freigaben, Offboarding, Passwortpolitik) entsteht erneut Schatten-IT.
• Legacy-Spezialfälle: Alte Fachanwendungen mit lokalen Abhängigkeiten benötigen oft eine Hybrid-Lösung oder Ablösung.
• Vendor-Lock-in-Risiken: Werden durch Open-Source reduziert, aber nie völlig eliminiert – Architektur & Exportpfade sind entscheidend.
• Kompetenz-/Schulungsdefizite: Die Plattform hilft, ersetzt aber kein Training und kein Change-Management.
• Rechtliche Verantwortungen: DSGVO-Pflichten bleiben beim Verantwortlichen; die Cloud liefert nur technische/organisatorische Mittel.
• Netzabhängigkeit & Latenz: Ohne stabile Internetanbindung sinkt die Nutzererfahrung; große Dateien benötigen passende Sync-Strategien.
• Individuelle Performancegrenzen: Extrem latenzkritische Workloads (z. B. Spezial-CAD on-prem) profitieren nicht immer.

Praxis-Tipp: Erfolgreiche Transformation = Cloud-Plattform plus Governance (Rollen/Rechte, Namenskonventionen), Schulung, Datensanierung und ein klarer Migrationsplan (Pilot → Wellen).

Kurz: Klären Sie Rollen & Verträge (AVV), Datenflüsse & Speicherorte, Sicherheitsmaßnahmen (TOMs), Rechtebetroffenen-Prozesse, Aufbewahrung/Löschung und Notfallkonzepte. Prüfen Sie außerdem, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nötig ist.

1) Verantwortlichkeiten & Verträge

• Rollen klären: Verantwortlicher (Sie) vs. Auftragsverarbeiter (Anbieter/Betrieb).
• Auftragsverarbeitung (AVV/DPA): Abschluss inkl. Leistungsbeschreibung, Sub-Processors, Ort der Verarbeitung, Audit-/Informationsrechte.
• Unterauftragsverarbeiter: Liste, Pflichtenweitergabe, Informationspflichten bei Änderungen.
• Internationale Datenübermittlung: Nur bei Bedarf – dann gesetzliche Transfermechanismen (Angemessenheit, Standardklauseln etc.).

2) Datenflüsse, Speicherorte, Löschung

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Zwecke, Kategorien, Empfänger, Speicherfristen, Rechtsgrundlagen.
• Datenstandort: Bevorzugt EU/DE; dokumentieren Sie Speicher- und Backup-Orte.
• Lösch- & Aufbewahrungskonzept: Fristen, eDiscovery/Legal Hold, revisionssichere Archivierung (z. B. GoBD, falls relevant).

3) Technische & Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

• Schutzmaßnahmen: Verschlüsselung (in Transit/at Rest), 2FA, Rollen/Rechte (Least Privilege), Protokollierung/Audit-Logs.
• Härtung & Betrieb: Patch-Management, Firewall, Rate-Limiting, Sicherheitsüberwachung, Pen-Tests/Audits.
• Schlüsselmanagement: Zuständigkeiten, Rotation, ggf. kundenseitige Schlüssel.
• Notfallmanagement: Backup/Restore, RPO/RTO, Incident-Response-Plan.
• Nachweise: Zertifizierungen/Attestierungen des Rechenzentrums/Betreibers (z. B. ISO 27001) als Indikator – ersetzen keine Prüfung, helfen aber bei der Bewertung.

4) Betroffenenrechte & Transparenz

• Prozesse für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Ãœbertragbarkeit: Fristen und Zuständigkeiten definieren.
• Informationspflichten: Datenschutzhinweise anpassen (Verarbeitung, Zwecke, Empfänger, Speicherorte, Rechtsgrundlagen).

5) Risiko- & Folgenabschätzung

• DSFA/PIA: Prüfen, ob aufgrund Art, Umfang oder Sensibilität (z. B. Gesundheits-, Beschäftigtendaten) eine DSFA erforderlich ist.
• Schutzbedarf & Maßnahmenabgleich: Risiko bewerten, TOMs dokumentiert zuordnen.

6) Organisation & Mitbestimmung

• Policies & Schulung: Passwörter/2FA, Freigaben, Offboarding, mobile Arbeit, Schatten-IT vermeiden.
• Betriebsrat/Interessenvertretung: Bei Monitoring/Protokollierung ggf. mitbestimmungspflichtig – frühzeitig einbinden.

Hinweis: Rechtliche Anforderungen (z. B. DSGVO/TTDSG) bleiben beim Verantwortlichen. Wir unterstützen bei AVV, TOMs, Datenstandort, Backup-/Löschkonzept und liefern technische Nachweise – die endgültige Bewertung erfolgt durch Ihre Rechts-/Datenschutzstelle.

Kurz: Weniger IT-Aufwand, schnellere Zusammenarbeit und planbare Abläufe. Standardisierte Tools ersetzen Insellösungen – das reduziert Reibung und beschleunigt Prozesse.

• Weniger Betriebsaufwand: Updates, Monitoring und Backups laufen gemanagt – Ihre IT/Teams gewinnen Zeit für Fachaufgaben.
• Schnellere Zusammenarbeit: Gemeinsames Bearbeiten, Freigabelinks mit Passwort/Ablaufdatum, Kommentierung & Aktivitäten.
• Mobiles Arbeiten ohne Medienbruch: E-Mail, Dateien, Kalender/Kontakte auf allen Geräten; Offline-Ordner für Reisen/Homeoffice.
• Standardisierung & Governance: Rollen/Rechte, Vorlagen, klare Freigabewege – weniger Schatten-IT, weniger Nacharbeit.
• Planbarkeit & Skalierung: Ressourcen wachsen mit, ohne Hardwareprojekte; transparente Kosten (vServer + Administration).
• Schnelleres Onboarding: Neue Mitarbeitende erhalten vordefinierte Rollen/Ordner/Apps – produktiv ab Tag 1.
• Weniger Ausfallzeiten: Härtung, 2FA, regelmäßige Backups (RPO/RTO definiert) und proaktives Monitoring.

Hinweis: Den größten Effizienzgewinn erzielen Sie mit klaren Regeln (Namenskonventionen, Freigaben), kurzen Schulungen und einer schrittweisen Einführung (Pilot → Wellen).