BINTRA - Sicherer Extern-Upload

Viele Unternehmen benötigen eine einfache, sichere Möglichkeit, Dateien von Kund:innen, Partnern oder Bewerber:innen nach innen zu holen – ohne E‑Mail‑Limits, ohne Schatten‑IT, DSGVO‑konform. Dieser Beitrag zeigt, wie wir das in BINTRA standardisiert umsetzen..

BINTRA Managed Private‑Cloud

BINTRA ist eine Managed Private‑Cloud für kleine und mittlere Unternehmen in Bayern. Sie bündelt E‑Mail‑Kommunikation, Dateimanagement & Zusammenarbeit im Team (Cloud-Software) mit modular erweiterbaren Business‑Diensten (z. B. Kalender/Kontakte, geteilte Laufwerke, Formulare, Talk/Chat). Alles Open Source und ohne Lizenzkosten in einem bayerischen Rechenzentrum DSGVO‑konform umgesetzt.

Hier erfahren Sie: Wie Unternehmen Dateien sicher von Extern (Kunden/Partnern/Dienstleistern) empfangen – Mit Upload‑Portal, Viren‑Scan, automatischer PDF‑Konvertierung, Löschfristen, Audit‑Log. - Praxisnah erklärt.

Die Problemstellung

Sie möchten Dateien von extern sicher empfangen? Nutzen Sie ein geschütztes Upload-Portal mit TLS-Übertragung, Viren-/Malware-Scan, Größen- und Typbegrenzungen sowie automatischer PDF-Konvertierung (inkl. OCR) – so landen alle Unterlagen strukturiert und prüfbar im Zielsystem. Revisionssichere Audit-Logs, Rollenrechte und definierte Löschfristen sorgen für DSGVO-Konformität; Benachrichtigungen informieren Ihr Team sofort. Mit BINTRA setzen wir genau dieses Vorgehen schlüsselfertig um – auf EU-Hosting in Bayern und ohne Public-Cloud-Abhängigkeiten oder Lizenzkosten.

• E‑Mail ist unsicher, limitiert und führt zu Datensilos.
• Public‑Cloud‑Links kollidieren oft mit Compliance (Datenstandort, TOMs, AVV).
• Manuelle Ablage ohne Protokollierung erschwert Nachweise (Art. 5, 28 DSGVO).

Die Lösungsarchitektur

Wenn externe Personen Ihnen Dateien senden, landen sie nicht mehr in E-Mails oder verstreuten Cloud-Links, sondern in einem klar geführten Ablauf: Über einen geschützten Upload-Link – zeitlich begrenzt und auf den Zweck hingewiesen – wählen Absender ihre Unterlagen aus, bestätigen die Hinweise zum Datenschutz und bekommen eine kurze Bestätigung. Für sie ist das so einfach wie ein Dateianhang, nur ohne Größenlimits und ohne Risiko, etwas „falsch“ abzulegen.

Intern erscheint der Eingang dort, wo er hingehört: Ihr Team wird benachrichtigt, findet die Dateien im vorgesehenen Ordner und kann sofort weiterarbeiten. Dubletten, unsichere Anhänge oder falsche Formate bremsen nicht mehr – alles kommt bereits in einem einheitlichen, weiterverarbeitbaren Zustand an. Auf Wunsch lässt sich eine einfache Freigabe einbauen (Vier-Augen-Prinzip), bevor die Unterlagen in den Arbeitsordner wandern.

Für das Unternehmen bedeutet das weniger Aufwand und mehr Sicherheit. Sie vermeiden verstreute Ablagen, behalten die Hoheit über Datenstandort und Zugriffe und erfüllen Nachweispflichten durch nachvollziehbare Protokolle. Klare Zuständigkeiten, kurze Wege und definierte Löschfristen reduzieren Risiken – und machen den gesamten Austausch mit Kundinnen, Partnern und Bewerbenden spürbar schneller und vertrauenswürdiger.

Modular & Skalierbar

Darüber hinaus bleibt die Lösung dank Private-Cloud-Ansatz modular erweiterbar und skalierbar: Sie können später z. B. eine elektronische Signaturstrecke, Formular-Workflows (z. B. Bewerbungen, Angebotsanfragen), Ticket-/DMS-Anbindung oder eine unaufdringliche, regelbasierte Vor-Klassifikation von Dokumenten ergänzen – alles unter Ihrer Datenhoheit. Schnittstellen zu CRM/ERP und Mandanten-/Rollenmodelle wachsen bei Bedarf mit, genauso wie Speicher und Performance für saisonale Spitzen oder zusätzliche Standorte. So zahlen Sie nicht für Funktionen, die Sie noch nicht nutzen, behalten die Kontrolle über Betrieb und Compliance – und erweitern Schritt für Schritt genau dort, wo es Ihrem Team den größten Nutzen bringt.

Sicherheitsmaßnahmen

• Transport: HSTS, TLS‑A+, Rate‑Limit, CSRF‑Schutz
• Eingang: Whitelist MIME‑Types, Max‑Größe (z. B. 100 MB), Chunked Upload
• Scan: ClamAV + Signaturen (freshclam), heuristische Erkennung
• Konvertierung: LibreOffice headless, Ghostscript/ImageMagick, ocrmypdf
• Speicherung: Virenfrei → Zielordner; Befugnisse via Nextcloud‑Gruppen
• Protokollierung: Hash (SHA‑256), Uploader‑ID, IP, Zeitpunkt, Zweck
• Löschung: Quarantäne 30 Tage, Arbeitsordner 180 Tage, Archiv nach Policy

Datenschutz & Compliance

Mit BINTRA erfüllen Sie Datenschutz und Compliance pragmatisch und nachweisbar: Für jeden Prozess ist die Rechtsgrundlage sauber hinterlegt (z. B. Vertrag/Vertragsanbahnung nach Art. 6 Abs. 1 b DSGVO oder Einwilligung bei Bewerbungen), und die Upload-Seite informiert kompakt über Zweck, Speicherort und Ansprechpartner. Zwischen Ihnen und uns besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO inkl. TOMs, Subunternehmerliste und Rechenzentrumsangaben – damit sind Zuständigkeiten und Sicherheitsmaßnahmen klar geregelt. Aufbewahrung und Löschung erfolgen prozessbezogen und automatisiert (z. B. 6 Monate für Bewerbungen, 10 Jahre für Rechnungsbelege), was Prüfungen vereinfacht und Fehlaufbewahrung verhindert. Betroffenenrechte lassen sich praktisch umsetzen: Durchsuchbares Audit-Log und gezielte Löschung machen Auskunft und Löschersuchen schnell handhabbar. Der geschlossene Ablauf reduziert Compliance-Risiken, senkt manuellen Aufwand in HR, Vertrieb und Buchhaltung und liefert belastbare Nachweise – ein Plus für interne Audits, Kundenvertrauen und im Zweifel auch gegenüber der Aufsicht.

Nächste Schritte

• Vereinbaren Sie ein Kurzgespräch – wir zeigen BINTRA mit anonymisierten Beispieldaten.

• Weitere Infos: Hosting & Infrastruktur · Betrieb, Wartung & Support · Digitale Strategie & KI

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Häufige Fragen zu BINTRA (FAQ)

Wie unterscheidet sich dieser Sichere Extern-Upload von öffentlichen Cloud‑Links?

Kurz: Kontrollverlust, Datenschutzrisiken und Abhängigkeit vom Dienstleister. Beim sicheren Extern-Upload verlassen die Daten mit dem Upload auf Ihrem Upload-Portal zu keinem Zeitpunkt mehr ihren Managed-Cloud-Server. Sie werden nach geeigneter Kriterienprüfung (z.B. gegen Viren) direkt in einen dezidierten Ordner mit festgelegeten Rollen & Rechten geschoben und stehen dem jeweiligen Mitarbeiter sofort zur Verfügung. Der Vorgang selbst ist protokolliert, das Team wird benachrichtigt.

Können externe Personen auch größere Dateien senden?

Ja. per Chunked Upload; Limit wird kundenspezifisch festgelegt (z. B. 2–5 GB).

Ist für Mitarbeiter eine manuelle Freigabe für den Upload-Extern nötig?

Das entscheiden Sie. Optional gilt das 4‑Augen‑Prinzip (Quarantäne → Freigabe → Zielordner).

Wie erfährt das Team intern von neuen Dateien?

Benachrichtigung per E‑Mail oder in Ihrem Kollaborationstool; auf Wunsch Ticketanlage.

Wir haben weitere, sehr spezielle Anforderungen an einen Upload von externen Partnern?

BINTRA basiert auf Open-Source-Bausteinen und lässt sich modular an sehr spezielle Anforderungen anpassen – von individuellen Upload-Formularen und Datenfeldern über Freigabe-Workflows bis zu Schnittstellen in Ihr DMS/CRM. In der Private-Cloud auf Linux behalten Sie volle Datenhoheit, profitieren von stabiler, sicherheitsgehärteter Serverbasis, planbaren Kosten und vermeiden Vendor-Lock-in. Policies, Rollen und Retention-Regeln können wir dabei exakt an Ihre internen Vorgaben anlehnen – skalierbar für weitere Standorte oder Partner.