Best Practice: Cloud Computing

Die Cloud gilt gemeinhin als Schlüsseltechnologie der digitalen Transformation, denn sie ermöglicht die effiziente Speicherung, Verarbeitung und Bereitstellung von Daten unabhängig von Ort oder Zeit. Gerade in Zeiten zunehmender Mobilität ist ein sicherer und zentraler Zugriff auf den Arbeitsplatz entscheidend, um auch im Home-Office oder auf dem Weg zum Kundenbesuch uneingeschränkt produktiv und reaktionsfähig zu bleiben. Doch Cloud ist nicht gleich Cloud. - Wir haben einige unserer erfolgreich umgesetzen Use Cases der letzten Jahre gesammelt und als "roten Faden" für Sie anonymisiert zusammengefasst. (Weiterlesen: Von der lokalen Infrastruktur zur Private Cloud)

BINTRA - Unsere DSGVO-konforme Private-Cloud-Lösung

BINTRA – unser Business INTRAnet – fußt auf stabilen, performanten Server im eigenen Rechenzentrum, kombiniert mit bewährten Open Source Technologien für einen reibungslosen, sicheren und ortsunabhängigen Arbeitsalltag. - Frei von Lizenzgebühren und hochgradig flexibel einsetzbar. Digitale Kommunikation, Datentransfer und Dokumentenzugriff – wann immer Sie wollen, wo immer Sie sind, alleine oder im Team.

In einer zunehmend digitalisierten Welt stehen kleinere Betriebe und mittelständische Unternehmen (KMU) vor der Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur zukunftssicher zu gestalten. Lokale Serverlandschaften stoßen dabei oftmals an ihre Grenzen: Sie sind wartungsintensiv, kostspielig im Betrieb und bergen Risiken in Bezug auf Ausfallsicherheit und Datenschutz. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Flexibilität, Verfügbarkeit und gesetzeskonforme Datenverarbeitung.

Über viele Jahre hinweg haben wir die wachsenden Anforderungen an IT-Sicherheit, Anpassungsfähigkeit und Effizienz sowie den damit verbundenen Entscheidungsdruck auf die Geschäftsführung hautnah miterlebt und unsere Kunden dabei aktiv unterstützt. Letztlich haben wir aus dieser Erfahrung heraus eine eigene Lösung entwickelt, die all diesen Herausforderungen gerecht wird: BINTRA. Einen griffigen Namen hierfür haben wir erst spät gesucht aber schnell gefunden – auch wenn die zugrunde liegenden Technologien, bestehend aus Mailserver, Fileserver und Groupwareserver, sich bereits seit Langem in unserer täglichen Praxis bewährt hatten und produktiv im Einsatz waren. Nachstehend zeigen wir anhand realer, wie immer bei uns anonymisierter Kundenbeispiele aus den verschiedensten Branchen, wie wir mittelständischen Betrieben helfen konnten, ihre Infrastruktur erfolgreich in unsere DSGVO-konforme Private Cloud zu migrieren – mit spürbarem Mehrwert auf technischer, organisatorischer und wirtschaftlicher Ebene.

Veraltete Systeme, hohe Wartungslast

Viele der Unternehmen, die sich an uns gewandt haben, betrieben ihre IT-Infrastruktur bislang auf klassischen lokalen Servern – oft gewachsen über Jahre, technisch heterogen und personell unterversorgt. Oftmals im Einsatz, der Windows Small Business Server (SBS), der speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet war und bis zu 75 Benutzer mit E-Mail, internen Webseiten sowie Datei- und Druckerfreigaben bedienen konnte. Die Produktreihe wurde 2012 leider eingestellt und auch wenn diese Server noch eine ganze Weile lang ihre Arbeit souverän verrichteten: Die Frage drängte sich auf - Was jetzt und wie weiter?

Die Herausforderungen, mit denen viele unserer Kunden konfrontiert waren, ähnelten sich stark: Das bekannte und weithin bewährte System war nicht länger verfügbar und erhielt irgendwann auch keine Sicherheitsupdates mehr; Das Folgesystem war hinsichtlich der Akzeptanz, dem Lizenzmodell und auch der aufkommenden Fragen und Anforderungen hinsichtlich der absehbaren Tragweite der DSGVO oftmals mit Vorbehalten behaftet. Die Folge: Man verblieb lieber länger als kürzer bei der bekannten Lösung, rüstete hier und dort auf, fand aber keinen wirklichen Ansatzpunkt für eine tragfähige Lösung. - Und der Digitalisierungsdruck in vielen Bereichen eines Betriebes nahm beständig zu. Angebote und Lösungen von Dritter Seite wurden damit einhergehend integriert und der hohe Wartungsaufwand durch dezentrale Hardware stellte zu irgendeinem Zeitpunkt ebenso eine Belastung dar wie die wiederkehrenden Lizenzierungskosten für weitere Software-Pakete. Hinzu kamen laufende Ausgaben für Strom, Hardwareanschaffungen und Datensicherungen. Ältere Server mussten zum Teil noch vor Ort betreut werden und da Updates häufig manuell eingespielt werden mussten, waren viele Unternehmen zusätzlich auf externe Dienstleister angewiesen. Eine unzureichende Dokumentation erschwerte die Wiederherstellung im Ernstfall, und gerade bei sensiblen Daten führten intransparente Datenflüsse zu Unsicherheiten. Die fehlende Skalierbarkeit der bestehenden Infrastruktur stellte zudem ein Hindernis für moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten dar. Besonders kritisch wurde die wachsende Unsicherheit im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO empfunden.

Spätestens etwa 2015 stellten sich viele Unternehmer daher zunehmend die Frage: Wie lassen sich die Vorteile moderner Cloud-Lösungen nutzen, ohne dabei die Kontrolle über die eigenen Daten zu verlieren?

Der kritische Punkt: Vertrauen und Datenschutz

Insbesondere in Branchen oder Bereichen mit einer hohen Risikobewertung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten wurden zu Beginn starke Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit geäußert. Themen wie „Datenhoheit“, „Cloud im Ausland“ oder „Kontrolle durch Dritte“ standen häufig im Raum. Bei unseren langjährigen Kunden konnten wir auf deren Vertrauen in unsere tragfähige, runde Lösung bauen. - Und untermauerten mit Transparenz, Beratung auf Augenhöhe und einer Lösung, die technische Stärke mit rechtlicher Klarheit vereint: Unsere Private Cloud im firmeneigenen Rechenzentrum

Die Besonderheit daran:

• Der Serverstandort ist in Bayern
• Die Cloud ist mehrfach redundant angebunden
• Das Rechenzentrum ist zertifiziert
• Der virtuelle Server bleibt vollständig im Besitz des Kunden
• Es erfolgt keinerlei Datenweitergabe an Dritte
• Die gesamte Umsetzung wird begleitet von einem zertifizierten Datenschutzbeauftragten
• Regelmäßige Backups erfolgen Systemweit in weitere, abgeschottete Serverräume
• Das Betriebssystem wie auch die Softwarekomponenten sind vollständig OpenSource, Lizenzkosten entfallen damit vollständig

Die Lösung: Migration auf Private Cloud mit V-Server, Mailserver und Nextcloud

Die technische Umstellung verlief in allen Fällen strukturiert und effizient. Zu Beginn stand die Analyse der bestehenden Infrastruktur: Es erfolgte eine umfassende Bestandsaufnahme, bei der die individuellen Anforderungen erhoben und in einem persönlichen Beratungsgespräch mit der Geschäftsführung oder der IT-Leitung besprochen wurden. Darauf folgte die Planung der Zielumgebung, bei der ein dedizierter V-Server in unserer Private Cloud konfiguriert und die Benutzerstrukturen sowie Rechteverwaltung definiert wurden. Anschließend wurden die zentralen Dienste migriert – dazu zählte die Einrichtung eines eigenen Mailservers mit Spam-Filter, SSL-Verschlüsselung und Webmail-Zugang sowie die Implementierung von Nextcloud als zentrale Lösung für Dateiverwaltung, Synchronisation und sichere Freigabe. Abschließend fand ein Testbetrieb inklusive Schulung der Mitarbeitenden statt. Die Nutzerfreundlichkeit hatte dabei oberste Priorität, sodass keine besonderen technischen Vorkenntnisse notwendig waren. Optional wurden mobile Endgeräte angebunden, Backup-Systeme integriert und bei Bedarf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet. Die Ergebnisse: Deutlich spürbare Entlastung und positives Kundenfeedback

Alle Kunden, mit denen wir diesen Weg gegangen sind, berichteten bereits kurz nach der Umstellung von spürbaren Verbesserungen. Besonders hervorgehoben wurde der deutlich reduzierte Wartungsaufwand, da keine physischen Server mehr im Büro betrieben werden mussten und Vor-Ort-Updates entfielen. Gleichzeitig erhöhte sich die Datensicherheit erheblich – dank verschlüsselter Übertragung, vollständiger Datenhoheit und der Einhaltung aller DSGVO-Vorgaben. Auch die Kostentransparenz verbesserte sich: Statt unvorhersehbarer Reparaturkosten profitierten die Unternehmen nun von planbaren, monatlichen Beträgen. Ein weiterer großer Vorteil war die neue Flexibilität beim ortsunabhängigen Arbeiten – der Zugriff auf Daten, E-Mails und Dokumente war nun jederzeit und von überall möglich. Zudem wurde die Skalierbarkeit der neuen Infrastruktur geschätzt, da sich neue Nutzer oder zusätzliche Funktionen einfach und schnell hinzufügen ließen.

Ein Kunde aus dem Dienstleistungsbereich brachte es auf den Punkt:

„Ich hatte Respekt vor der Umstellung – aber die Umsetzung war erstaunlich einfach. Heute wüsste ich gar nicht mehr, wie wir ohne die Cloud-Lösung arbeiten sollten.“

Warum unsere Lösung besonders ist:

Viele am Markt verfügbare Cloud-Angebote sind standardisiert, aber nicht individuell – und oft rechtlich problematisch, wenn Daten in Nicht-EU-Staaten verarbeitet werden. Unser Ansatz kombiniert die Flexibilität der Cloud mit der Sicherheit, Kontrolle und Nähe einer maßgeschneiderten Lösung:

Fazit: Digitalisierung mit Vertrauen und Weitblick

Die Migration in die Private Cloud ist für viele Betriebe ein entscheidender Schritt in Richtung Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit. Doch sie muss durchdacht und individuell gestaltet sein – nicht als Standardlösung „von der Stange“. Unsere Projekte zeigen: Wer sich für einen maßgeschneiderten, DSGVO-konformen Weg entscheidet, profitiert nicht nur technisch – sondern auch strategisch. Die IT wird wieder das, was sie sein sollte: ein Enabler, kein Bremsklotz.

Ihr nächster Schritt: Vertrauen schaffen. Zukunft sichern.

Wenn Sie vor ähnlichen Herausforderungen stehen und Ihre Infrastruktur zukunftssicher machen möchten, beraten wir Sie gerne – persönlich, kompetent und auf Augenhöhe. Ob erste Einschätzung oder konkrete Umsetzungsidee: Wir sind für Sie da.

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